Quando arriva il momento di approvare il bilancio d’esercizio, le società di capitali hanno un'importante scadenza da rispettare: il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese entro 30 giorni dall'approvazione. Questo passaggio cruciale può essere agevolato dal “Manuale operativo per il DEPOSITO BILANCI al Registro delle Imprese – Campagna bilanci 2024”, messo a disposizione da Unioncamere, che include istruzioni dettagliate per la compilazione della modulistica necessaria.
Termini e Modalità di Deposito
Secondo l’art. 2435 del Codice Civile, il bilancio d’esercizio di società come SRL, SPA, SAPA e società cooperative, deve essere depositato dagli amministratori nel rispetto di specifici termini. I documenti da allegare includono:
- Il bilancio con la Relazione sulla gestione (se presente).
- La Relazione del Collegio sindacale o del revisore legale (se diverso dal Collegio sindacale).
- Il verbale di approvazione del bilancio.
- L’elenco soci, se variato rispetto all'anno precedente (solo per SPA, SAPA e società consortili per azioni non quotate).
Per il bilancio chiuso al 31 dicembre 2023, l’approvazione deve avvenire entro:
- 29 aprile 2024 (120 giorni dalla chiusura dell’esercizio).
- 28 giugno 2024 (180 giorni dalla chiusura dell’esercizio) per esigenze particolari, come previsto dallo statuto.
Calcolo dei 30 Giorni
Il termine di 30 giorni per il deposito inizia il giorno successivo all'approvazione del bilancio. Se il termine cade di sabato o in un giorno festivo, la scadenza slitta al primo giorno lavorativo successivo.
Formato XBRL per il Deposito
Il bilancio deve essere depositato in formato XBRL, conformemente alla tassonomia “versione 2018-11-04”. Questo formato richiede che le voci contabili siano etichettate in modo univoco, garantendo chiarezza e precisione. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata o che sono micro-imprese hanno alcune esenzioni specifiche, come l'esonero dalla redazione del Rendiconto finanziario.
Deposito del Bilancio Consolidato
Per i bilanci consolidati, la tassonomia include Stato patrimoniale, Conto economico e Rendiconto finanziario, mentre la Nota integrativa va depositata in formato PDF/A. In alcuni casi, è richiesto un doppio deposito se il formato XBRL non è sufficiente a rappresentare correttamente la situazione aziendale.
Modalità di Deposito
Il bilancio deve essere depositato telematicamente o su supporto informatico con firma digitale. Gli amministratori, i professionisti abilitati (come Dottori commercialisti), e in alcuni casi i rappresentanti autorizzati, possono apporre la firma digitale sui documenti.
Firma Digitale
La firma digitale è necessaria per tutti i documenti informatici da depositare. Questo può essere fatto da:
- L'amministratore della società.
- Un professionista abilitato, come un Dottore commercialista o un Esperto contabile.
- Un rappresentante dell’amministratore, dotato di una smart card.
- Un Notaio, utilizzando il certificato di firma “di funzione”.
Dichiarazione di Conformità dei Documenti: Una Guida Pratica
Quando si tratta di apporre la dichiarazione di conformità, è fondamentale fare delle distinzioni in base alla tipologia di documento e al soggetto che firma.
Bilancio XBRL (Prospetto Contabile e Nota Integrativa)
Se il bilancio XBRL è firmato digitalmente da un amministratore o un liquidatore della società, non è necessaria alcuna dichiarazione di conformità. Tuttavia, se è presentato da un professionista incaricato, quest'ultimo deve includere nella "Nota integrativa parte finale" o, per le micro-imprese, nella sezione "Dichiarazione di conformità del bilancio" la seguente dicitura:
"Il/la sottoscritto/a ................... ai sensi dell’art. 31, comma 2-quinquies, Legge n. 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società"
Altri Documenti Allegati
Per documenti come il verbale dell'assemblea, la Relazione sulla Gestione e la Relazione dell’organo di controllo, se il bilancio è presentato da un professionista, quest'ultimo deve apporre su ciascun documento la seguente dichiarazione:
"Il/la sottoscritto/a .................. ai sensi dell’art. 31, comma 2-quinquies, Legge n. 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società"
Ogni documento deve essere firmato digitalmente dal professionista e può essere una copia digitale o una scansione ottica in formato PDF/A di un documento originale analogico.
Delibera di Approvazione del Bilancio
È possibile depositare una copia parziale del verbale di approvazione del bilancio, con la seguente dichiarazione:
"Il/la sottoscritto/a .............. ai sensi dell’art. 31, comma 2-quinquies, Legge n. 340/2000, dichiara che il presente documento è copia conforme di parte dell’originale depositato presso la società"
Altri Soggetti (Procuratori)
Se i documenti sono originariamente analogici e presentati da un procuratore, quest'ultimo deve allegare una scansione ottica dei documenti con la seguente dichiarazione:
"Il/La sottoscritto/a ........................., nato a ........................... il ............ dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76, DPR n. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi delle disposizioni vigenti"
Casi in Cui la Dichiarazione di Conformità Non è Necessaria
La dichiarazione di conformità non è richiesta se il documento è prodotto in duplicato informatico o riporta le firme digitali di tutti gli originari sottoscrittori.
Procedure Specifiche
Approvazione del Bilancio con Distribuzione di Utili
Quando viene deliberata la distribuzione dell’utile, il verbale deve essere registrato entro 30 giorni presso l'Agenzia delle Entrate, pagando una tassa di registro di 200€ tramite modello F24. Il verbale dell’assemblea deve riportare la dichiarazione di avvenuta registrazione con indicazione della data, del numero e dell’ufficio ricevente.
Cooperative
Le cooperative a mutualità prevalente non devono allegare al bilancio il modulo C17. I dati necessari per la verifica dei requisiti di mutualità devono essere riportati nel modello B, nel riquadro "Deposito per l’Albo cooperative".
Start-up Innovative
Le start-up innovative devono presentare il bilancio seguendo le modalità previste per la loro forma societaria. Se redigono il bilancio in formato "super" abbreviato, devono attestare i requisiti di ricerca e sviluppo nella sezione dedicata del bilancio.
Modulo S - Elenco Soci
L'elenco soci va depositato esclusivamente da spa, sapa, società consortili per azioni e confidi, riportando le variazioni rispetto all'anno precedente. Questo elenco deve essere allegato al modello B.
Diritti di Segreteria e Imposta di Bollo
I diritti di segreteria variano a seconda della modalità di deposito:
- 90€ per deposito su supporto informatico
- 60€ per modalità telematica, con un’aggiunta di 2,40€
Le start-up innovative sono esenti da questi diritti e dall’imposta di bollo per i primi cinque anni di iscrizione.
Conclusione
Seguire queste linee guida assicura la conformità nella presentazione dei documenti aziendali, facilitando il processo e garantendo la correttezza delle operazioni. Mantenersi aggiornati sulle normative e procedure è essenziale per una gestione aziendale efficace e conforme alla legge.